Klaus Schwab, Pendiri dan Pimpinan eksekutif World Economic Forum pernah menyatakan bahwa “ The fourth Industrial Revolution will affect the very essence of our Human experinces”. Dimana teknologi dalam revolusi industri keempat akan mempengaruhi keseluruhan aspek kehidupan manusia. Perubahan, kecepatan, dan akses terhadap sumber daya merupakan kunci penting di era digital ini. Masyarakat bisa menggunakan akses teknologi secara maksimaltidak hanya untuk melakukan aktivitas ekonomi, namun berbagai aktivitas kehidupan sosialnya. Transaksi perdagangan dan keuangan dapat dengan mudah diakses hanya dengan sentuhan jari pada gadget yang dimilikinya. Dunia pendidikan tidak lagi terkekang oleh face to face learning, namun bisa menggunakan berbagai macam platform pembelajaran, salah satunya E-learning. Banyak pekerjaan telah tergantikan oleh penggunaan teknologi. Begitu tidak strategisnya pekerjaan teller di bank karena nasabah bisa dengan mudah melakukan transaksi keuangan dengan menggunakan gadget yang mereka miliki. Tidak dibutuhkannya lagi penjaga pintu toll untuk menjalankan transaksi pembayaran karena dengan sangat efisien digantikan dengan kartu berbayar, e-Monney. Konsumen tidak perlu bersusah payah untuk membeli produk yang diinginkannya, dengan hanya melakukan online shopping dan dengan sistem pembayaran cashless (banking online), barang sudah sampai ditempat yg dituju. Delivery produk pun bukan menjadi isu lagi, karena dunia digital juga sudah merambah di sektor pengantaran barang. Transaksi pembayaran lintas negara dengan mudah dilakukan menggunakan layanan keuangan seperti pay-pall misalnya. Dan bahkan pola kekerabatan sosial juga sangat tergantung dari daya dukung teknologi ini. Pergerakan orang dengan mudah terpantau, komunikasi semakin mudah dan terjangkau serta pembentukan komunitas-komunitas sosial baru sangat mudah difasilitasi oleh dukungan teknologi, serta menambah literasi komunitas sosial yang secara konvensional telah ada sebelumnya seperti keluarga, RT, RW dan lain sebagainya.

Selanjutnya apakah yang dihadapi di sektor bisnis secara makro? Ada tiga tantangan bagi HR dalam menyikapi perubahan bisnis yang begitu cepat. Pertama, tuntutan bisnis saat ini dan ke depan menghendaki Organisasi harus lebih efisien dan kompetitif; kedua, dibutuhkan SDM yang lebih kompeten dan Profesional; dan yang ketiga, dibutuhkan SDM yang mendorong Keuntungan dan Pertumbuhan. Tentunya ketiga hal ini tak mudah untuk dapat dipenuhi segera. Tantangan regulatif, kebiasaan melakukan pekerjaan secara konvesional, budaya santai dan mencari aman dan sudah merasa nyaman , jargon keseimbangan kerja dan kehidupan (work life balance), dorongan mobilitas yang rendah, budaya paternalistik dalam organisasi yang mengutamakan alur komunikasi berjenjang bukan acak atau scatter, adanya penolakan sistem kerja berbasis teknologi seperti otomatisasi, masih banyak yang gagap teknologi, disparitas pendidikan dan usia, dan juga ketidaksiapan skill karyawan dan HR nya, selalu menjadi momok yang harus dipecahkan terlebih dahulu sebelum kita menghadapi tantangan tersebut.

Dalam era VUCA (Volatile, Uncertainty, Complex, Agile) ini menuntut para pelaku usaha untuk berfikir keras, mencari solusi agar usahanya tidak mengalami kemandegan dan bahkan kemerosotan. Mereka cenderung berfikir lebih cermat dan teliti dalam menentukan arah kebijakan bisnisnya. Pilihan-pilihan yang umum adalah dengan melakukan restrukturisasi, mengubah proses bisnis yang tidak lagi konvensional menjadi lebih digital. Bagaimanapun konsekuensi dari perubahan tersebut akan berdampak pada penggunaan Resources, baik itu melalui proses restrukturisasi keuangan dan permodalan, restrukturisasi alur proses bisnis dan komersial, maupun restrukturisasi sumber daya manusia. Disamping itu, perusahaan akan lebih realistis untuk menggunakan sumber daya (baik sumber material maupun tenaga kerja). Apa dampaknya bagi sektor bisnis? Tentunya mereka tidak lagi hanya menghitung pertumbuhan cashflow, namun benar-benar cermat menghitung kebutuhan capital dan sangat hati-hati dalam melakukan investasi jangka panjang. Contohnya, langkah-langkah korporasi seperti memindahkan lokasi produksi ke area yang secara ekonomis lebih murah, yang dahulunya kesannya merepotkan, saat ini sudah umum menjadi pilihan.

Disisi lain, regulasi pemerintah sangat berpengaruh bagi keberlangsungan ekonomi. Tidak hanya banyaknya UU yang saling bersinggungan, namun juga alur birokrasi yang menggurita cenderung menghambat pertumbuhan usaha. Belum lagi pola-pola KKN yang belum tuntas teselesaikan sejak jaman reformasi. Tidak bisa dipungkiri bahwa perekonomian menjadi sumbu tarik menarik kondisi perpolitikan di Indonesia. Kebijakan-kebijakan perekonomian yang dicanangkan pemerintah, seringkali tidak berjalan mulus, dari sejak perencanaan, persetujuan, implementasi dan bahkan selalu menjadi ajang tarik menarik kepentingan berbagai pihak.

Bagaimanapun kondisi makro dan mikro perekonomian jelas saling berkaitan. Kebijakan kebijakan dibidang makro maupun mikro ekonomi, tentunya sangat berpengaruh bagi keberlangsungan usaha. Pemerintah sebenarnya sudah menyadari hal ini, dan berusaha semaksimal mungkin meminimalisasi hambatan-hambatan bisnis. Langkah-langkah yang ditempuh pemerintah yang secara signifikan dicanangkan diantaranya adalah : fokus pada pembangunan infrastruktur dan SDM, menggagas penyatuan UU melalui Omnibus Law Cipta kerja, pemerataan pembangunan timur dan barat, mengakuisi sumber-sumber daya alam yang dikelola perusahaan asing dan menghentikan eksport bahan mentah, mempertahankan ratio utang, penguatan UMKM, membuka sentra industri dan pariwisata baru, merestrukturisasi alutsista dan pengembangan sistem pertahanan negara secara terpadu, memperkokoh ketahanan wilayah perbatasan, stimulus di sektor perpajakan, menjaga keseimbangan kurs rupiah dan meminimalkan pengeluaran devisa, serta memacu penanaman modal asing dan export komoditas.

Bagaimana pelaksana pengembangan HR melihat hal ini semua?.

HR sangat berperan penting agar semua tantangan dapat dengan mudah dijalankan. HR menyadari bahwa apakah itu VUCA atau perubahan yang lainnya adalah sebuah keniscayaan yang tak dapat dihindari. Mau tidak mau harus dihadapi. Perbedaanya hanya pada kesiapan dan berapa cepat penyesuaian dapat dilakukan. Sesuai perannya, HR tidak hanya dituntut menjadi partner bisnis saja, namun juga wajib menjadi agent perubahan. Selain HR wajib memiliki kapabilitas dalam konteks mikro ekonomi, HR juga wajib untuk menautkan kebijakan yang dibuat dalam lingkup mikro dengan kondisi makro ekonomi yang ada.

Strategi pengembangan HR dalam konteks mikro tidak terlepas dari sejauh mana fungsi dan peran HR dijalankan secara optimal. Optimalisasi peran dan fungsi HR, tidak terlepas dari kapabilitas dari pelaku-pelaku HR sendiri, termasuk tidak terbatas, pekerja dan manajemen yang kadangkala berada dalam posisi yang tak selaras. Tantangan terberat adalah dalam melakukan paradigm shift dari seluruh stakeholder perusahaan. Salah satu contohnya , menjamin proses otomatisasi di industri tidak hanya menjadi sesuatu yang wajib agar organisasi bisa bertahan di era VUCA ini, namun hal ini menjadi tantangan tersendiri bagi pelaku HR. Melakukan otomatisasi tidak lah sesederhana yang dibayangkan. Otomatisasi bukan hanya masalah pengelolaan capital expenditure, namun terkait dengan alokasi penggunaan SDM, baik kuantitas maupun Kualitas. Penghitungan dampak otomatisasi terhadap rasio penggunaan sumber daya manusia tidak hanya penjadi kepentingan pengusaha dan pekerja namun juga kepentingan dari pihak-pihak atau organisasi-organisasi lainnya, seperti organisasi advokasi pekerja baik yang ada di dalam maupun diluar perusahaan.

Terlalu banyak stakeholder yang merasa memiliki kepentingan dari hanya satu aksi korporasi yaitu otomatisasi. Bagi pekerja, otomatisasi adalah momok terciptanya pengangguran, karena bagaimanapun perusahaan tentunya akan cenderung mengurangi pekerja serta selektif memilih pekerja yang ada maupun merekrut yang baru dari luar. Bagi organisasi pekerja, otomatisasi artinya pengurangan penciptaan lapangan kerja, pengurangan tema-tema perjuangan, pengurangan potensi keanggotaan, dan tentunya pengurangan potensi pemasukan dari iuran/cos. Bagi masyarakat sekitar, otomatisasi berarti pengurangan pendapatan dari sektor informal, yaitu penurunan omset warung, kost-kostan, percaloan dengan dalih rekrutmen masyarakat sekitar, dan juga tidak menutup kemungkinan penurunan income limbah perusahaan, karena salah satu tujuan otomatisasi adalah meminimasi pemborosan material pekerjaan. Bagi lembaga pemerintah, otomatisasi juga berdampak penurunan pendapatan dari laporan rutin status kontrak dan tetap, penambahan aktivitas sebagai akibat banyak munculnya kasus-kasus ketenagakerjaan yang perlu dimediasi oleh mediator di bidang ketenagakerjaan. 

Secara umum empat hal yang harus dilihat ketika HR mencoba merumuskan langkah-langkah dalam menghadapi ketiga tantangan diatas, yaitu dengan berpedoman pada empat fundamen yang harus selalu difokuskan yaitu : Organisasi, Orang, Sistem, dan Budaya. Bagaimana dalam setiap aktivitasnya HR selalu menjamin bahwa organisasi yang dikembangkan harus selalu berjalan secara efektif dan efisien, serta struktur organisasi selalu update. HR menjamin bahwa orang harus selalu kompeten dan produktif. Menjamin bahwa sistem yang dijalankan mudah untuk diterapkan dan dapat mendukung kebutuhan bisnis. Serta menjamin agar budaya organisasi dapat terinternalisasi dengan baik dan dapat diterjemahkan sesuai dengan jamannya.

        

Apa saja yang HR bisa tempuh agar organisasi tetap efektif dan efisien serta struktur tetap update. Langkah yang umum dilakukan adalah secara periodik melakukan audit organisasi dengan melihat berbagai perpektif yaitu kesesuaian organisasi dengan arah organisasi. Dalam audit organisasi dilihat bagaimana organisasi dilihat dari berbagai sub fungsi yang dikelolanya meliputi : pengembangan strategi HR yang selaras dengan strategi bisnis, pengembangan desain organisasi yang efektif dan efisien, perencanaan kebutuhan SDM, manajemen perubahan, peningkatan produktivitas SDM, pengembangan budaya organisasi dan Employee Value Preposition serta desain ruang kerja.

Selanjutnya, fokus pada sistem yang dapat mendukung kebutuhan bisnis dilakukan dengan selalu memperbaharui sistem yang digunakan serta bagaimana sistem itu diterapkan secara ajeg dan konsisten. Perbaharuan sistem dengan mengikuti kaedah-kaedah yang tepat dan juga berpedoman pada beberapa sub fungsi pembaharuan yang meliputi : dukungan implementasi sistem yang memastikan sistem berjalan dengan efektif, layanan teknologi HR untuk masing-masing fungsi HR, optimalisasi solusi yang ditawarkan dalam menjawab kebutuhan serta pengembangan arsitektur data dan arsitektur teknis untuk menjamin kontinuitas dan pengembangan berkelanjutan. Sedangkan bagaimana sistem diterapkan secara ajeg harus berpedoman pada beberapa sub fungsi yaitu : aspek finansial, dokumentasi, penanganan permintaan karyawan, memastikan standar layanan HR, memastikan kelengkapan dan akurasi data2 karyawan dan administrasi pelatihan.

Aspek yang tak kalah pentingnya adalah aspek orang atau people. Orang adalah pengerak semua proses, karena memiliki nalar dan emosi dalam prosesnya. Selain sebagai object, orang adalah juga sebagai pelaku/subject. Karenanya, segala inisiatif oleh orang pasti akan berdampak pada orang. Bagaimana agar orang tetap kompeten dan produktif? Untuk itu dibutuhkan keseimbangan dan penghargaan. Karena dengan adanya keseimbangan ini akan membantu orang tetap engage dan loyal. Untuk produktif dan kompeten, orang juga harus terkembangkan. Ada beberapa fungsi dan sub fungsi yang harus diperhatikan, terkait orang, yaitu : bagaimana mendapatkan orang tersebut, bagaimana mengembangkan orang tersebut, bagaimana menata kehidupan orang tersebut dalam organisasi dan bagaimana memberikan reward dan punishment terhadap orang tersebut dalam organisasi. Untuk mendapatkan orang yang baik tentunya ada beberapa sub komponen yang harus diperhatikan yaitu : pengembangan dan manajemen Talent Source, rekrutmen dan seleksi serta Employer Branding untuk meningkatkan Attraction. Untuk mengembangkan orang ada beberapa sub fungsi yang harus diperhatikan, yaitu : pembelajaran, pelatihan, pengembangan kepemimpinan, knowledge management dan coaching untuk meningkatkan kinerja. Untuk menata kehidupan orang tersebut dalam organisasi ada beberapa sub fungsi yang harus diperhatikan yaitu : Pengembangan Kamus Kompetensi, Pendefinisian kriteria Talent, Assessment Talent, Pengembangan Succession Plan dan Jenjang Karir, Manajemen karir serta Perpindahan orang. Untuk pemberian reward dan punishment ada beberapa sub fungsi yang harus diperhatikan : evaluasi jabatan untuk memastikan terciptanya internal equity di organisasi, pelaksanaan salary survey untuk menjamin external competitiveness, pengembangan sistem remunerasi yang berbasis kinerja, implementasi sistem remunerasi melalui HR Remuneration Shared Services dan pembayaran gaji karyawan (payroll).

Selain ketiga komponen tersebut, komponen budaya organisasi juga harus dibangun melalui penciptaan budaya kinerja yaitu melalui Proses pengelolaan manajemen kinerja individu yang selaras dengan kinerja organisasi serta manajemen improvement, inovasi & HR Audit serta juga membangun prinsip hubungan industrial yang harmonis dengan memperhatikan berbagai sub fungsi yaitu : employee relations, disiplin, keluh kesah, exit management, pengelolaan pihak ketiga, K3, memastikan kepatuhan terhadap regulasi, hubungan eksternal, manajemen resiko terkait tenaga kerja dan penutupan perusahaan

Keempat komponen dan fungsi HR tersebut dipadukan dan disinergikan kedalam satu rangkain HR Business process yang terintegrasi.

Pemaparan tentang HR Business Process akan di detailkan satu persatu dalam tulisan lainnya.

Sekian